Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 25 april 2026
1. Verwerkingsverantwoordelijke
qelia
E-mail: privacy@aurascribe.com
Gevestigd in Frankrijk
Als u vragen heeft over dit beleid of uw gegevensrechten wilt uitoefenen, neem dan contact met ons op via het bovenstaande e-mailadres.
2. Welke gegevens we verzamelen
Wanneer u auraScribe gebruikt, waaronder de functie Meeting Bot, kunnen we de volgende categorieën persoonsgegevens verzamelen en verwerken:
| Categorie | Beschrijving | Bron |
|---|---|---|
| Accountgegevens | Naam, e-mailadres, inloggegevens | Door u verstrekt bij registratie |
| Audio-opnamen | Audio van vergaderingen opgenomen door de Meeting Bot | Microsoft Teams, Google Meet via Meeting BaaS (Spoke) |
| Transcripten | Letterlijke tekst gegenereerd uit audio | Gegenereerd door Gemini AI uit opnamen |
| Sprekersprofielen | Identificatielabels van sprekers gekoppeld aan stemsegmenten | Gegenereerd door AI-diarisatie |
| Gedragsanalyse | Gestructureerde observaties over communicatiepatronen | Gegenereerd door AI-analyse |
| Metagegevens van vergaderingen | Datum, tijd, duur, platform, aantal deelnemers | Automatisch verzameld tijdens opname |
| Gebruiksgegevens | Functie-interacties, sessiegegevens, foutenlogboeken | Automatisch verzameld |
Belangrijk: auraScribe voert geen emotieherkenning uit zoals gedefinieerd in Art. 3(39) van de EU AI Act. Een speciale compliance-agent herschrijft alle door AI gegenereerde emotionele gevolgtrekkingen in waarneembare gedragsbeschrijvingen voordat de output u bereikt. Bekijk onze AI-transparantiepagina voor meer informatie.
3. Audio van derden en AI-gegevensverwerking
auraScribe maakt gebruik van diensten van derden om uw audio te verwerken en analyses te genereren. Er worden geen gegevens verzonden naar derden totdat u expliciet toestemming hebt gegeven via het toestemmingsvenster in de app.
3.1 Google Gemini (Google LLC)
Audio-opnamen, transcripten, metagegevens van de sprekers, gedragsmatige audiosignalen, door de gebruiker verstrekte context en vervolgchatberichten worden naar Google Gemini verzonden voor transcriptie, analyse en het genereren van gedragsobservaties.
Onder de servicevoorwaarden van de Google Gemini-API voor betaald API-gebruik, worden gegevens die via de API worden verzonden niet gebruikt om de modellen van Google te trainen. Audiobestanden en gegevens in het cachegeheugen worden door Google alleen bewaard zolang dat nodig is om de verwerking te voltooien.
3.2 Meeting BaaS by Spoke
Door u opgegeven vergader-URL's en audio-opnamen die door de meeting bot zijn vastgelegd, worden verwerkt door Spoke Technologies. De bot sluit zich namens u aan bij de vergadering, neemt de audio op en stuurt deze naar de servers van auraScribe.
4. Wettelijke basis voor verwerking
Directe gebruikers: Uitvoering van de overeenkomst (Art. 6(1)(b) AVG).
Deelnemers aan de vergadering (niet-gebruikers): Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG), in evenwicht gehouden door kennisgeving tijdens de vergadering, herkenbare naam van de bot, recht van bezwaar en dataminimalisatie.
Analyse en kostenbewaking: Gerechtvaardigd belang (Art. 6(1)(f) AVG) — alleen operationele metagegevens, geen audio of inhoud.
5. Hoe we uw gegevens gebruiken
- Transcriptie — audio naar tekst omzetten
- Sprekersidentificatie — labelen wie wat zei
- Samenvattingen van vergaderingen — gestructureerde notities uit transcripten
- Conversatiecoaching — gedragsobservaties voor zelfverbetering
- Werking van de dienst — accountbeheer, authenticatie, ondersteuning
- Beveiliging en misbruikpreventie
6. Externe verwerkers
| Verwerker | Doel | Locatie |
|---|---|---|
| Google Cloud Platform | Opslag, database, hosting | EU (europe-west) |
| Google Gemini AI | Transcriptie, analyse, gedragsobservaties | EU/VS |
| Meeting BaaS by Spoke | Inzet van meeting bot, audio opnemen | VS |
7. Internationale gegevensoverdrachten
Gegevens worden primair opgeslagen binnen de EU (Google Cloud europe-west-regio's). Overdrachten buiten de EU zijn gebaseerd op EU-modelcontractbepalingen, aangevuld met encryptie tijdens het transport en in rust.
8. Bewaring en verwijdering van gegevens
- Door gebruiker beheerd: Verwijder op elk moment opnamen, transcripten en analyses
- Account verwijderen: Alle gegevens worden binnen 30 dagen verwijderd
- Back-upbewaring: Versleutelde back-ups worden binnen 30 dagen gewist
- Deelnemers die geen gebruiker zijn: Gegevens verwijderd binnen 30 dagen na een geverifieerd verzoek
9. Uw rechten
Volgens de AVG: inzage (Art. 15), rectificatie (Art. 16), wissen (Art. 17), beperking (Art. 18), overdraagbaarheid (Art. 20), bezwaar (Art. 21), klacht indienen (Art. 77). Neem contact op met privacy@aurascribe.com. Wij reageren binnen 30 dagen.
Toezichthoudende autoriteit: CNIL — www.cnil.fr
10. Beveiliging
Encryptie tijdens transport (TLS) en in rust (AES-256), toegangscontroles, regelmatige beveiligingsbeoordelingen, evaluaties van subverwerkers.
11. Kinderen
auraScribe is niet bedoeld voor gebruik door personen jonger dan 16 jaar. Wij verzamelen niet bewust gegevens van kinderen.
12. Wijzigingen in dit beleid
Materiële wijzigingen worden gecommuniceerd via e-mail of in-app-melding.