Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 17. Oktober 2026
Diese Fassung führt die Datenschutzerklärungen in der App und auf der Website in einem Text zusammen. Sie nennt die Registerdaten des Verantwortlichen (Abschnitt 1), ergänzt die Verbindungen zu Zoom und Google Drive (Abschnitte 2, 4 und 7) und gibt an, wie lange Anruf-Audio von Live Coach, Kontodaten und Backups aufbewahrt werden (Abschnitt 9).

1. Verantwortlicher

qelia, eine französische société à responsabilité limitée à associé unique (EURL) mit einem Stammkapital von 6.000 €, eingetragen im Handels- und Gesellschaftsregister Paris (RCS Paris) unter SIREN 106 242 407, mit Sitz in 47 rue Vivienne, 75002 Paris, Frankreich.
Kontakt für Datenschutzanfragen: privacy@aurascribe.com

Wenn Sie Fragen zu dieser Erklärung haben oder Ihre Datenschutzrechte ausüben möchten, kontaktieren Sie uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Welche Daten wir erheben

Wenn Sie auraScribe nutzen, einschließlich der Meeting-Bot-Funktion, können wir die folgenden Kategorien personenbezogener Daten erheben und verarbeiten:

Kategorie	Beschreibung	Quelle
Kontodaten	Name, E-Mail-Adresse, Authentifizierungsdaten	Von Ihnen bei der Registrierung angegeben
Audioaufnahmen	Vom Meeting Bot aufgezeichneter Meeting-Ton	Zoom, Google Meet und Microsoft Teams über Meeting BaaS (Spoke)
Zoom-Aufzeichnungen, die Sie verbinden	Ihre Zoom Cloud Recordings und Transkripte sowie Ihre grundlegenden Zoom-Profilinformationen, schreibgeschützt, zur Analyse importiert	Zoom, nachdem Sie Ihr Zoom-Konto verbunden haben
Google-Drive-Dateidaten	Datei-IDs, Namen, Metadaten und Inhalte der Audio- oder Videodateien, die Sie ausdrücklich auswählen; die Transkript-, Notiz- oder Audio-Exportdateien, die Sie von uns speichern lassen	Google Drive, nach OAuth-Einwilligung und Ihrer Auswahl
Google-Meet-Daten	Konferenzprotokolle, Transkripteinträge und, wenn Sie Google Meet verbinden, die Aufzeichnungen Ihrer eigenen Meetings	Google Meet und Google Drive, nachdem Sie Google Meet verbunden haben
Kontaktdaten	Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Organisation und Berufsbezeichnung, vorübergehend abgerufen für die Prüfung von Übereinstimmungen; nur Kontakte, die Sie ausdrücklich auswählen, gelangen in den dauerhaften Importauftrag und werden in Ihrer Kontaktdatenbank gespeichert	Das Adressbuch Ihres Geräts, Google-Kontakte oder Microsoft Outlook, mit Ihrer Erlaubnis
Kalenderdaten	Ihre Kalendereinträge (Titel, Zeit, Meeting-Link, Organisator sowie Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmer) und Ihre Auswahl, welchen Meetings der Bot beitritt	Google Kalender oder Microsoft Outlook, wenn Sie einen Kalender verbinden
Transkripte	Wortgetreuer Text, der aus dem Audio erzeugt wird	Von Gemini AI aus Aufnahmen erzeugt
Sprecherprofile	Sprecherkennzeichnungen, die mit Stimmsegmenten verknüpft sind	Durch KI-Diarisierung erzeugt
Verhaltensanalyse	Strukturierte Beobachtungen zu Kommunikationsmustern (zum Beispiel Sprechzeit, Unterbrechungen, Häufigkeit von Fragen)	Durch KI-Analyse erzeugt
Meeting-Metadaten	Datum, Uhrzeit, Dauer, Plattform, Teilnehmerzahl	Während der Aufnahme automatisch erhoben
Nutzungsdaten	Funktionsinteraktionen, Sitzungsdaten, Fehlerprotokolle	Automatisch erhoben

Ausführliche Informationen dazu, welche dieser Datenkategorien an Auftragsverarbeiter Dritter weitergegeben werden, finden Sie in Abschnitt 3: Verarbeitung von Audio- und KI-Daten durch Dritte.

3. Verarbeitung von Audio- und KI-Daten durch Dritte

auraScribe nutzt Dienste Dritter für festgelegte Zwecke. Audio- und Analysedaten werden erst dann an KI- oder Meeting-Bot-Auftragsverarbeiter gesendet, wenn Sie die Einwilligung zur KI-Verarbeitung in der App erteilt haben. Auf Kontaktanbieter wird nur zugegriffen, wenn Sie einen Kontaktimport starten und autorisieren. Optionale Analyse- und Werbe-Tags bleiben deaktiviert, bis Sie eine gesonderte Datenschutzentscheidung treffen.

3.1 Google Gemini (Google LLC)

3.1.1 Welche Daten gesendet werden

• Audioaufnahmen, die Sie hochladen, aufzeichnen oder importieren
• Aus Ihrem Audio erzeugte Transkripte
• Stimmmerkmale von Sprechern, die für die Diarisierung verwendet werden (Unterscheidung, wer gesprochen hat)
• Namen, Rollen, Unternehmen und andere Metadaten von Sprechern — unabhängig davon, ob sie von der KI erkannt oder von Ihnen angegeben wurden
• Verhaltensbezogene Audiohinweise, die bei der Analyse extrahiert werden (Tonfall, Tempo, Zögern, Unterbrechungen, Lachen)
• Kontext, den Sie bereitstellen: Meeting-Notizen, Einträge der Sprecherdatenbank, Einträge der Organisationsdatenbank und Dateien der Kontextbibliothek
• Folgefragen, die Sie im Chat zu Ihrem analysierten Gespräch stellen

3.1.2 Wer diese Daten erhält

Google LLC über die Gemini API (Google-Gemini-Modelle). Die Daten werden über verschlüsselte Verbindungen (TLS) an die API-Endpunkte von Google übermittelt.

3.1.3 Warum diese Daten gesendet werden

• Transkription: Das Audio wird gesendet, um ein wortgetreues Transkript mit Sprecherdiarisierung zu erstellen
• Sprecheridentifikation: Audio und Transkript werden gesendet, um Sprecher nach Name, Rolle und Unternehmen zu identifizieren
• Verhaltensanalyse: Audio und Transkript werden gesendet, um ein umfassendes Protokoll der Gesprächsdynamik zu erstellen — Kommunikationsmuster, Interaktionsverlauf, Sprechstile und zwischenmenschliche Signale
• Zusammenfassung und Coaching-Erkenntnisse: Transkript und Verhaltenshinweise werden gesendet, um Management-Zusammenfassungen, strukturierte Zusammenfassungen, Anmerkungen zu einzelnen Sprechern und Coaching-Beobachtungen zu erstellen
• Folgefragen und -antworten: Ihre Fragen zur Analyse werden zusammen mit dem Gesprächskontext gesendet, um passende Antworten zu erzeugen

3.1.4 Datenschutz

Google verarbeitet die API-Daten von auraScribe auf Grundlage des Data Processing Addendum, das Standardvertragsklauseln für internationale Übermittlungen enthält. Google ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.

Nach den Nutzungsbedingungen der Gemini API von Google für die kostenpflichtige API-Nutzung werden über die API gesendete Daten nicht zum Training der Modelle von Google verwendet. Audiodateien und zwischengespeicherte Daten werden von Google nur so lange aufbewahrt, wie es zum Abschluss der angeforderten Verarbeitung erforderlich ist. Temporäre Kontext-Caches, die Google für Folgefragen und Live Coach vorhält, werden mit einer Lebensdauer von 30 Minuten angelegt (ein Live-Coach-Cache wird erneuert, solange der Anruf läuft); auraScribe löscht die von ihm angelegten Caches, wenn die Verarbeitung oder der Anruf endet, und alle verbleibenden laufen von selbst ab.

Die Verwendung und Weitergabe von Informationen, die auraScribe aus Google-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).

3.1.5 Ihre Kontrolle

• Sie können die Einwilligung verweigern — die App sendet dann keine Daten an Google Gemini
• Sie können Ihr Konto und alle zugehörigen Daten jederzeit löschen (siehe Abschnitt 9)
• Sie können einen Datenexport nach Art. 20 DSGVO verlangen

3.2 Meeting BaaS von Spoke (Spoke Technologies)

3.2.1 Welche Daten gesendet werden

• Meeting-URLs, die Sie angeben (Links zu Zoom, Google Meet, Microsoft Teams)
• Aufzeichnungen (Video des jeweils aktiven Sprechers und Audio), die der Meeting-Bot während Live-Meetings aufnimmt, und deren Transkripte
• Meeting-Metadaten (Namen der Teilnehmer, sofern sichtbar, Meeting-Titel, Dauer)

3.2.2 Wer diese Daten erhält

Spoke Technologies über die Meeting-BaaS-API. Der Meeting-Bot tritt in Ihrem Namen dem Meeting bei, zeichnet es auf, lässt es von Gladia transkribieren und überträgt die Aufzeichnung und das Transkript zur Verarbeitung an die Server von auraScribe. Wenn Sie einen Kalender verbinden, erhält Spoke Technologies zusätzlich Ihre Kalenderautorisierung. Spoke speichert eine Kopie Ihrer Kalendereinträge, einschließlich der Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmer, solange der Kalender verbunden ist, damit der Bot in die von Ihnen gewählten Meetings geschickt werden kann, oder in alle, wenn Sie automatische Einladungen aktivieren. Beim Trennen des Kalenders werden diese Kopie und die Autorisierung bei Spoke und bei auraScribe gelöscht.

3.2.3 Warum diese Daten gesendet werden

• Meeting-Aufzeichnung: Um Live-Meetings aufzuzeichnen, die Sie anfordern
• Übermittlung: Um das aufgezeichnete Audio an den sicheren Speicher von auraScribe zu übertragen, damit es anschließend in der in Abschnitt 3.1 beschriebenen Pipeline analysiert werden kann

3.2.4 Datenschutz

Meeting BaaS verarbeitet Daten auf Grundlage seiner Nutzungsbedingungen. Spoke zeichnet das Meeting auf (Video des jeweils aktiven Sprechers und Audio) und erstellt über seinen Transkriptionsanbieter Gladia ein Transkript davon. Spoke sendet die Aufzeichnung und das Transkript nach dem Ende des Meetings an auraScribe; auraScribe speichert nur das Audio und das Transkript in seinem sicheren Cloud-Speicher (Google Cloud Storage). Spoke bewahrt seine Kopie der Aufzeichnung und des Transkripts nach seinen eigenen Aufbewahrungsbedingungen auf. Nach der Übermittlung wird das Audio in Ihrem persönlichen, isolierten Speicherpfad abgelegt und unterliegt den gleichen Schutzmaßnahmen, die in dieser Datenschutzerklärung beschrieben sind.

3.2.5 Ihre Kontrolle

• Die Aufzeichnung durch den Meeting-Bot erfolgt ausschließlich auf Ihren Wunsch — Sie müssen ausdrücklich anfordern, dass ein Bot einem Meeting beitritt
• Sie können den Bot jederzeit aus einem Meeting entfernen
• Sie können jede Bot-Aufzeichnung jederzeit aus Ihrer Bibliothek löschen

3.3 Einwilligungsmechanismus in der App

Bevor Audio verarbeitet wird oder Daten an die oben beschriebenen Dienste Dritter gesendet werden, müssen Sie ausdrücklich über einen Dialog in der App einwilligen. Dieser Dialog:

• Nennt Google Gemini ausdrücklich als KI-Auftragsverarbeiter
• Beschreibt die Kategorien der Daten, die gesendet werden
• Verlangt das Ankreuzen eines Kontrollkästchens, bevor Sie fortfahren können
• Verweist für weitere Einzelheiten auf diese Datenschutzerklärung und auf unseren Hinweis zur KI-Transparenz

Ihre Einwilligung wird mit Zeitstempel in Ihrem Kontoprofil gespeichert. Ohne Einwilligung können Sie die Audioverarbeitungsfunktionen der App nicht nutzen. Die Einwilligung wird einmal eingeholt und dauerhaft gespeichert — Sie werden nicht bei jeder Nutzung erneut gefragt.

4. Google-Nutzerdaten

auraScribe fordert den OAuth-Zugriff auf Google nur für vom Nutzer ausgelöste Funktionen an.

• Google Drive. Bei Aus Google Drive importieren wählen Sie Dateien im Web mit Google Picker aus, oder in den iOS- und Mac-Apps aus einer schreibgeschützten Drive-Liste in der App, und auraScribe importiert nur die Dateien, die Sie auswählen, damit sie in Ihren privaten auraScribe-Speicherpfad kopiert und für Transkription und Analyse verarbeitet werden können. Bei In Google Drive speichern wählen Sie einen Zielordner aus, und auraScribe erstellt nur die Transkript-, Notiz- oder optionalen Audio-Exportdateien, die Sie zum Speichern anfordern.
• Google Meet. Wenn Sie Google Meet verbinden, liest auraScribe die Konferenzprotokolle und Transkripteinträge Ihrer eigenen vergangenen Meetings und lädt für jedes Meeting, das Sie importieren, die von Google Meet in Ihrem Drive gespeicherte Aufzeichnung herunter, um diese Meetings zu importieren und zu analysieren. Durch Trennen der Verbindung wird unser Zugriff widerrufen und werden die gespeicherten Tokens gelöscht.
• Google-Kontakte. Wenn Sie einen Kontaktimport starten und Google auswählen, liest auraScribe Ihre Kontakte (Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Organisation) schreibgeschützt, damit Sie sie importieren und Meeting-Sprechern zuordnen können.
• Google Kalender. Wenn Sie Google Kalender verbinden, lesen auraScribe und unser Meeting-Bot-Anbieter Meeting BaaS (Spoke Technologies, siehe Abschnitt 3.2) Ihre Kalendereinträge, einschließlich der Namen und E-Mail-Adressen der Teilnehmer, schreibgeschützt, um Ihre anstehenden Meetings anzuzeigen und den Notizen-Bot in die von Ihnen gewählten Meetings zu schicken. Wir erstellen, ändern oder löschen niemals Kalendereinträge. Durch Trennen der Verbindung wird dieser Zugriff widerrufen.

Google-Nutzerdaten werden ausschließlich zur Bereitstellung dieser Funktionen verwendet. Sie werden nicht verkauft, nicht für Werbung verwendet, nicht zur Bestimmung der Kreditwürdigkeit verwendet und nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Die Verwendung und Weitergabe von Informationen, die auraScribe aus Google-APIs erhält, entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use). Sie können den Zugriff jederzeit unter myaccount.google.com/permissions widerrufen.

5. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

5.1 Direkte Nutzer (Kontoinhaber)

Wenn Sie ein auraScribe-Konto erstellen und den Dienst nutzen, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage der Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) — die Verarbeitung ist erforderlich, um den Dienst bereitzustellen, für den Sie sich angemeldet haben.

5.2 Meeting-Teilnehmer (Nicht-Nutzer)

Wenn unser Meeting Bot einem Meeting beitritt, kann er personenbezogene Daten von Teilnehmern verarbeiten, die keine auraScribe-Kontoinhaber sind.

Wir stützen uns auf das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) — sowohl auf unser eigenes Interesse, unseren Nutzern den Dienst zur Meeting-Analyse bereitzustellen, als auch auf das Interesse des Meeting-Gastgebers an genauen Meeting-Aufzeichnungen und Transkriptionen sowie an Erkenntnissen zur Kommunikation. Wir wägen diese Interessen mit den folgenden Schutzmaßnahmen gegen die Rechte der Teilnehmer ab:

• Hinweis im Meeting: Der Bot sendet eine deutliche Eintrittsnachricht: „auraScribe (AI) is recording this meeting for notes and conversational coaching. Info: https://aurascribe.co/privacy/“
• Erkennbarer Bot-Name: Der Bot tritt als „auraScribe Notetaker“ bei, sodass erkennbar ist, dass ein Aufzeichnungswerkzeug anwesend ist.
• Widerspruchsrecht: Jeder Teilnehmer kann den Meeting-Gastgeber bitten, den Bot zu entfernen. Der Gastgeber kann ihn jederzeit entfernen.
• Datenminimierung: Wir verarbeiten Audio ausschließlich für die in dieser Erklärung beschriebenen Zwecke. Aufnahmen werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet, nicht an Dritte verkauft und nicht für Werbung verwendet.
• Rechte der Teilnehmer: Teilnehmer, die keine Nutzer sind, können ihre Datenschutzrechte ausüben, indem sie uns unter der E-Mail-Adresse in Abschnitt 1 kontaktieren.

5.3 Nutzungsanalyse und Kostenüberwachung

Wir protokollieren begrenzte operative Kennzahlen (Anzahl der API-Tokens, verwendete Verarbeitungs-Engine, geschätzte Verarbeitungskosten, Audiodauer und Ihre Nutzer-ID), um die Kosten des Dienstes zu überwachen und Auffälligkeiten zu erkennen. Fehlermeldungen von Clients aus der Ferne verwenden eine zugelassene Fehlerkategorie und enthalten keine rohen Ausnahmemeldungen oder Stacks. Operative Kennzahlen werden in Google Cloud Firestore (EU-Multiregion) auf Grundlage des berechtigten Interesses (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) gespeichert. Optionale Google Analytics- und Werbemessung sind davon getrennt und laufen erst nach Einwilligung.

Der Zugriff auf die Produktionsdatenbank und den Dateispeicher ist auf wenige namentlich benannte Administratoren und auf unsere Dienstkonten beschränkt, und Cloud Audit Logs protokollieren Lese- und Schreibzugriffe auf Daten in beiden.

5.4 Importierte Kontakte, die keine Nutzer sind

Wenn ein Kontoinhaber ein Adressbuch importiert, verarbeitet auraScribe Kontaktdaten, um exakte Übereinstimmungen zu erkennen, vom Kontoinhaber ausgewählte Kontakte zu aktualisieren und kontaktbezogene Produktfunktionen zu unterstützen. Wir verarbeiten diese Daten, um den vom Kontoinhaber angeforderten Dienst bereitzustellen, und minimieren sie durch ausdrückliche Auswahl, kurzlebige Import-Übergaben und vom Nutzer gesteuerte Löschung.

Der importierende Kontoinhaber kann für das Adressbuch ein eigenständiger Verantwortlicher sein und sollte über eine geeignete Rechtsgrundlage für dessen Nutzung verfügen. Soweit Art. 14 DSGVO Anwendung findet, muss der Kontoinhaber dem Kontakt gegebenenfalls die erforderlichen Informationen erteilen, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift. Die richtige Verteilung der Transparenzpflichten hängt von den Umständen und dem anwendbaren Recht ab; Organisationen sollten für ihren Anwendungsfall qualifizierten Rechtsrat einholen. Importierte Kontakte können die ihnen zustehenden Rechte über die Kontaktdaten in dieser Erklärung ausüben.

5.5 Sonstige Verarbeitung

Für Analyse, Sicherheit und Verbesserung des Dienstes stützen wir uns auf das berechtigte Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Für jede Verarbeitung, die oben nicht erfasst ist, holen wir Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) ein, bevor wir fortfahren.

6. Wie wir Ihre Daten verwenden

Wir verarbeiten personenbezogene Daten für die folgenden Zwecke:

• Transkription — Umwandlung von Meeting-Audio in Text
• Sprecheridentifikation — Kennzeichnung, wer was gesagt hat, mithilfe der Stimm-Diarisierung
• Meeting-Zusammenfassungen — Erstellung strukturierter Notizen aus Transkripten
• Konversationelles Coaching — Analyse von Kommunikationsmustern, um Verhaltensbeobachtungen zur Selbstverbesserung bereitzustellen
• Import und Export für Google Drive und Zoom — Lesen ausschließlich der Dateien und Aufzeichnungen, die Sie auswählen oder verbinden, und Erstellen ausschließlich der Dateien, die Sie von uns speichern lassen
• Betrieb des Dienstes — Kontoverwaltung, Authentifizierung, Support
• Sicherheit und Missbrauchsprävention — Erkennung und Verhinderung unbefugter Nutzung

7. Auftragsverarbeiter (Dritte)

Vollständige Angaben zu den Daten, die an Google Gemini und Meeting BaaS weitergegeben werden, einschließlich der Frage, welche Daten gesendet werden, warum und wie sie geschützt werden, finden Sie in Abschnitt 3.

Wir setzen die folgenden Unterauftragsverarbeiter ein, um den Dienst bereitzustellen:

Auftragsverarbeiter	Zweck	Standort	Garantien
Google Cloud Platform (GCP)	Datenbank (Firestore) und Hosting (Cloud Run)	EU	Google Cloud Data Processing Addendum
Google Cloud Storage	Gespeicherte Dateien: Audio, Aufnahmen, importierte Dateien, Transkriptdateien, Stimmproben und Anhänge	Vereinigte Staaten (us-central1)	EU-Standardvertragsklauseln; Google Cloud Data Processing Addendum
Google Drive API und Google Picker	Import der von Ihnen ausgewählten Dateien (Google Picker im Web, schreibgeschützte Drive-Liste in der App unter iOS und Mac) und Export der Dateien, die Sie von uns speichern lassen	Google-Infrastruktur	OAuth-Autorisierung; nur die Dateien, die Sie auswählen oder speichern
Google Gemini AI	Audioaufnahmen, Transkripte, Sprecher-Metadaten, verhaltensbezogene Audiohinweise, vom Nutzer bereitgestellter Kontext und Nachrichten aus Folge-Chats — für Transkription, Analyse und die Erstellung von Verhaltensbeobachtungen	EU/USA	Google Cloud Data Processing Addendum; EU-Standardvertragsklauseln
Meeting BaaS von Spoke	Bereitstellung des Meeting-Bots — tritt Meetings bei, zeichnet sie auf (Video und Audio), Meeting-Transkription, Kalendersynchronisierung für die Bot-Planung	USA	Auftragsverarbeitungsvertrag; EU-Standardvertragsklauseln
Zoom	Import der Cloud Recordings und Transkripte des Zoom-Kontos, das Sie verbinden (schreibgeschützt)	Zoom-Infrastruktur	OAuth-Autorisierung; Berechtigungsumfang beschränkt auf Ihre Aufzeichnungen und Ihr grundlegendes Profil
Google People API / Microsoft Graph	Abruf von Adressbuch-Kontakten nur, wenn Sie einen Import starten; nicht ausgewählte Übergabedaten sind vorübergehend	EU/USA	OAuth-Autorisierung; vertragliche Garantien des Anbieters; kurzlebige Übergabe auf dem Server
Google Analytics und Google Ads	Optionale Produktanalyse und Messung von Werbekonversionen	EU/USA	Standardmäßig deaktiviert; differenzierte Einwilligungs- und Widerrufsmöglichkeiten; EU-Standardvertragsklauseln, soweit anwendbar
Revolut / Resend	Zahlungs- und Abonnementabwicklung / Versand transaktionaler E-Mails	EU/USA	Datenverarbeitungsbedingungen und EU-Standardvertragsklauseln, soweit anwendbar

Alle Unterauftragsverarbeiter sind durch Auftragsverarbeitungsverträge gebunden, die sie verpflichten, Daten nur auf unsere Weisung zu verarbeiten und angemessene Sicherheitsmaßnahmen umzusetzen.

8. Internationale Datenübermittlungen

Unsere Datenbank (Google Cloud Firestore, EU-Multiregion) speichert Ihre Kontodaten, Meeting-Angaben, Transkripte, Analysen, Notizen und Kontakte in der Europäischen Union, und unsere Server laufen in Google Cloud in der Europäischen Union. Dateien werden derzeit in Google Cloud Storage in den Vereinigten Staaten (us-central1) gespeichert: Meeting-Audio, Aufzeichnungen und importierte Mediendateien; Transkript- und Analysedateien, einschließlich temporärer Dateien, die während der Verarbeitung eines Meetings verwendet werden; Stimmausschnitte von Sprechern; Anruf-Audio von Live Coach, das nach dem Anruf gelöscht wird (siehe Abschnitt 9); Dokumente, die Sie Ihrer Kontextbibliothek hinzufügen oder an Meetings oder Freigaben anhängen; Logos und Avatare; sowie Verhaltensprofile und die Listen von Sprechern und Organisationen, die zum Abgleich von Namen dienen und Namen Dritter enthalten können. Anmeldedaten werden von Firebase Authentication (Google) verarbeitet, das nicht auf die EU beschränkt ist. Diese Übermittlungen sowie Übermittlungen an die in Abschnitt 7 aufgeführten Auftragsverarbeiter mit Sitz in den USA beruhen auf den EU-Standardvertragsklauseln im Cloud Data Processing Addendum von Google, ergänzt durch Verschlüsselung bei der Übertragung und im Ruhezustand. Google LLC ist zudem nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert. Wir verlagern die Dateispeicherung in die EU und werden diesen Abschnitt aktualisieren, sobald dies abgeschlossen ist.

9. Aufbewahrung und Löschung von Daten

• Behaltene Meetings: Sie können Ihre Aufnahmen, Transkripte und Analysen jederzeit über die auraScribe-Oberfläche löschen. Ein Meeting, das Sie behalten, bleibt in Ihrem Konto, bis Sie es löschen.
• Audiodateien ohne Analyse: Eine Audiodatei, die keine Analyse hat und mit der keine Aufzeichnung eines Meeting-Bots verknüpft ist, wird beiseitegelegt, sobald sie älter ist als die Audio-Aufbewahrungsfrist Ihres Tarifs: 30 Tage bei Starter, 90 Tage bei Pro und 365 Tage bei Pro+ sowie während einer aktiven kostenlosen Testphase (30 Tage, sobald eine Testphase ohne Abonnement beendet wurde). Eine beiseitegelegte Datei können Sie unter Kontoeinstellungen → Gelöschtes Audio wiederherstellen für denselben Zeitraum erneut wiederherstellen; danach wird sie endgültig gelöscht.
• Anruf-Audio von Live Coach: Das Arbeitsaudio, das Live Coach während eines Anrufs hochlädt, wird gelöscht, sobald der Anruf verarbeitet ist, spätestens etwa 24 Stunden nach der Aufnahme. Die Aufnahme des Anrufs, als Meeting gespeichert, folgt den obigen Regeln.
• Kontolöschung: Wenn Sie die Löschung bestätigen, löschen unsere Server Ihre Kontodaten (Datenbankdokumente, gespeicherte Dateien und Ihr Anmeldekonto) im Rahmen dieser Anfrage. Schlägt ein Schritt fehl, werden Sie benachrichtigt und können es erneut versuchen, wodurch die Löschung abgeschlossen wird. Sieben Tage lang bewahren wir nur eine serverseitige Markierung mit Ihrer Konto-ID auf, damit bereits laufende Vorgänge Ihre Daten nicht neu erzeugen können. Kopien, die Drittanbieter vorhalten, unterliegen deren eigenen Bedingungen (siehe Abschnitt 3.2).
• Backups: Gelöschte Daten können in der Point-in-Time-Wiederherstellung und den täglichen Backups unserer Datenbank bis zu 7 Tage und im Soft-Delete von Cloud Storage bis zu 7 Tage fortbestehen, bevor sie endgültig entfernt werden.
• Daten von Teilnehmern, die keine Nutzer sind: Wenn ein Meeting-Teilnehmer, der kein auraScribe-Nutzer ist, die Löschung seiner Daten verlangt, löschen wir alle ihm zuordenbaren Daten innerhalb von 30 Tagen nach einem verifizierten Antrag.
• Übergaben beim Kontaktimport: Anbieterkontakte, die für die Prüfung von Übereinstimmungen verwendet werden, sind vorübergehend, und Übergaben auf dem Server laufen nach 15 Minuten ab. Nur Kontakte, die Sie ausdrücklich auswählen, gelangen in einen fortsetzbaren Importauftrag; dessen temporäre Auftragseingabe läuft innerhalb von 24 Stunden ab. Importierte Kontakte bleiben bestehen, bis Sie sie entfernen oder Ihr Konto löschen.

10. Ihre Rechte

Nach der DSGVO stehen Ihnen in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten die folgenden Rechte zu:

Recht	DSGVO-Artikel	Beschreibung
Auskunft	Art. 15	Eine Kopie aller personenbezogenen Daten verlangen, die wir über Sie gespeichert haben
Berichtigung	Art. 16	Die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen
Löschung	Art. 17	Die Löschung Ihrer Daten verlangen („Recht auf Vergessenwerden“)
Einschränkung	Art. 18	Verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer Daten einschränken
Datenübertragbarkeit	Art. 20	Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format erhalten
Widerspruch	Art. 21	Der Verarbeitung auf Grundlage des berechtigten Interesses widersprechen
Beschwerde	Art. 77	Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einlegen

Um eines dieser Rechte auszuüben, kontaktieren Sie uns unter privacy@aurascribe.com. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.

Aufsichtsbehörde: Wenn Sie mit unserer Antwort nicht zufrieden sind, haben Sie das Recht, Beschwerde bei der Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) — www.cnil.fr — oder bei Ihrer örtlichen Aufsichtsbehörde einzulegen.

11. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten um, darunter:

• Verschlüsselung bei der Übertragung (TLS) und im Ruhezustand (AES-256)
• Zugriffskontrollen und Authentifizierung für alle Systeme
• Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen
• Sicherheitsprüfungen von Unterauftragsverarbeitern

Kein System ist vollkommen sicher. Wenn wir von einer Datenschutzverletzung erfahren, die ein Risiko für Ihre Rechte darstellt, benachrichtigen wir Sie und die zuständige Aufsichtsbehörde, wie es Art. 33–34 DSGVO verlangt.

12. Kinder

auraScribe ist nicht für die Nutzung durch Personen unter 16 Jahren bestimmt. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Kindern. Wenn Sie glauben, dass Daten eines Kindes über unseren Dienst verarbeitet wurden, kontaktieren Sie uns, und wir löschen sie umgehend.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Erklärung von Zeit zu Zeit aktualisieren. Wesentliche Änderungen werden per E-Mail oder per In-App-Benachrichtigung mitgeteilt. Das Datum „Zuletzt aktualisiert“ am Anfang gibt die jüngste Überarbeitung wieder.